Hướng dẫn sử dụng outlook 2007

     

Hướng dẫn thực hiện Microsoft Outlook 2007 - Phần III: QUẢN LÝ HỘP. THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ


Theo Microsoft Việt Nam

*

Phần III: QUẢN LÝ HỘPhường THƯ CỦA BẠN VỀ DUNG LƯỢNG VÀ LƯU TRỮ

1. Xác định size vỏ hộp tlỗi và làm sút dung tích a. Dung lượng của Thư điện tử

*
Một số dịch vụ email hoặc những đơn vị hỗ trợ khối hệ thống cai quản trị viên sẽ không được cho phép các bạn gửi hoặc dìm Email gồm dung tích Khủng, vì vậy rất cần phải cai quản dung lượng của Email.

Bạn đang xem: Hướng dẫn sử dụng outlook 2007

b. Dung lượng các ứng dụng vào Outlook

*
lúc hộp thỏng đạt cho giới hạn, thì E-Mail có khả năng sẽ bị giới hạn các tác dụng. Ví dụ: tự 90 MB chúng ta có thể dành được một cảnh báo; tự 100 MB chúng ta cũng có thể không thể hoàn toàn có thể gửi gmail, và từ bỏ 110 MB bạn có thể không thể thừa nhận tin nhắn. Outlook đặt ra một giới hạn đôi mươi gigabytes (GB). Nếu hộp thỏng của chúng ta quá to, Outlook sẽ không cho phép chúng ta thêm bất kể liên quan hoặc thêm tài liệu nữa.

c. Xem dung tích vỏ hộp tlỗi

*
Để gấp rút tra cứu form size của vỏ hộp thỏng riêng rẽ của công ty, sử dụng hành lang cửa số danh mục bao gồm để đưa sang tlỗi mục xem kích cỡ: nhấn vào mục Folder Sizes
. Quý Khách rất có thể coi được dung lượng của những thư mục nhưng các bạn vẫn lưu lại. Đôi khi dung lượng được tính bằng kilobyte (KB). Các quan hệ thân kilobyte, megabyte, với gigabyte là và một đơn vị chức năng đo lường, bạn cũng có thể đổi các thông số đó cùng với nhau: 1024 Kilobyte = 1 Megabyte. 1.024 Megabyte = 1 Gigabyte.

d. Dung lượng của các Email

*
Các E-Mail bao gồm form size khác biệt. Thông thường E-Mail có đi cùng tư liệu thì bao gồm kích thước lớn Dung lượng của hộp thư của doanh nghiệp được xác minh vì chưng size của những thư mục. Dung lượng của tlỗi mục được xác minh vì chưng kích cỡ của những E-Mail (và kế hoạch cuộc hẹn, công bố liên lạc, ghi crúc, và điều đó trên) đựng trong nó. Một số nhờ vào vào những tệp tin đi kèm trên các Email. Kích cỡ trung bình cho 1 Thư điện tử là khoảng chừng 30 Kb. Như vậy dung tích của hộp thư, Thư điện tử được hạn chế được thiết lập vị một cai quản trị khối hệ thống máy chủ. Bạn quan trọng đổi khác vấn đề đó vào Outlook.

e. Kiểm tra dung tích những thỏng mục bằng Mailbox Cleanup

*
quý khách rất có thể xem dung lượng những thư mục trong Mailbox Leanup.
Vào tab Tools Chọn Mailbox Cleanup. Thỏng mục mailbox Cleanup sẽ hiện ra.

f. Lưu những tập tin đang đính kèm vào ổ đĩa

*
Sau khi chứng kiến tận mắt qua dung tích của các Email, các bạn sẽ nhận biết rằng những Thư điện tử gồm dung tích lớn thường xuyên bao hàm đều tư liệu đi cùng. Nếu đề nghị để lưu trữ những tài liệu kèm theo trong vỏ hộp thư. Quý Khách thực hiện Lưu tập tin đi cùng những lệnh trên Microsoft Office nút trình 1-1 và lưu giữ các tài liệu đi kèm vào một trong những địa điểm tiện lợi trên đĩa cứng của người sử dụng. Sau lúc đã lưu giữ những tệp đi kèm, chúng ta cũng có thể xóa những Thư điện tử ko quan trọng đó.

Trước Khi ban đầu lưu tài liệu đi kèm vào tô cứng, nên nhớ vị trí đã lưu lại nhằm sau đây người tiêu dùng hoàn toàn có thể xem lại các tư liệu đó. Để giữ tập tin đi cùng vào ổ đĩa các bạn làm theo giải pháp sau: 1 Msống E-Mail tất cả chứa tập tin đi cùng. 2 Nhấn vào biểu tượng Microsoft lựa chọn Save sầu As 3 Sau đó chúng ta chọn Save sầu attachments. 4 Chọn đường truyền nhằm lưu lại tập tin, kế tiếp nhấp Ok

g. Xóa lâu dài những E-Mail thoát ra khỏi vỏ hộp thư

*
Mỗi khi bạn xóa một email, nó đi vào tlỗi mục Deleted Items.Khi xoá những thì tlỗi mục này có thể cách tân và phát triển nhanh lẹ và chiếm các dung lượng, cho nên rất cần được làm không bẩn thỏng mục Deleted Items cũng như dung lượng của toàn hộp tlỗi. do vậy, yêu cầu xóa dài lâu những E-Mail này thoát ra khỏi vỏ hộp thư. Cách xóa lâu dài những E-Mail dễ dàng và đơn giản độc nhất vô nhị là vào thư mục Deleted Items, các bạn sẽ thấy những E-Mail xóa phía bên ngoài. Nhấp loài chuột vào các E-Mail này, dìm chuột buộc phải lựa chọn Delete. Ngoài ra chúng ta cũng có thể xoá lâu dài các Email bởi lệnh. Quý Khách nhận chuột yêu cầu vào thỏng mục Deleted Items lựa chọn Empty Deleted Items Folder, chọn Ok. Vậy là tất cả những E-Mail vào thư mục Deleted Items đã được xoá thoát ra khỏi vỏ hộp tlỗi của công ty.

h. Tác dụng của Junk Mail

*
Junk Mail tất cả chức năng lọc thỏng rác (Spam mail), giúp cho ta phân một số loại được thỏng rác rến nhỏng các thư quảng cáo, .... Junk Mail cũng chính là địa điểm chứa những thư rác kia. Junk Mail không muốn các Thư điện tử rác rến ở lộn lạo cùng với những Thư điện tử quan trọng.

2. Tìm phát âm các tùy lựa chọn Lúc lưu trữ thông tin a. Căn uống phiên bản về kho tàng trữ

*
Thư điện tử auto tàng trữ vào vỏ hộp thư cá thể của người sử dụng (hình trên).Với câu hỏi sử dụng lệnh AotuArchive thì các Email đã từ bỏ vỏ hộp tlỗi của bạn sẽ tự di chuyển vào tlỗi mục, thư mục kia Call là thư mục từ tàng trữ. 1 Để bắt đầu bạn chon Yes. 2 E-Mail đang dịch chuyển vào trong hộp tlỗi. 3 Và Email được lưu vào thư mục tự lưu trữ. Thỏng mục bé trong hộp tlỗi sẽ tiến hành tự động tạo nên trong tlỗi mục lưu trữ.

b. Quản lý các tlỗi mục cá nhân

*
lúc lưu trữ bởi tlỗi mục cá nhân, các bạn đề nghị tạo ra những subfolders, tiếp nối chuyển những Thư điện tử vào đó bằng cách thức kéo thả (nlỗi hình mẫu vẽ minc hoạ). Lưu trữ bằng cách này hữu dụng thế là chúng ta cũng có thể tổ chức triển khai lưu trữ theo ý mình.

3. Di đưa hoặc xào nấu tin nhắn vào các thỏng mục cá nhân a. Lưu các gmail vào thỏng mục cá nhân

*
quý khách mong bao gồm một thư mục cá thể cất những tập tin riêng rẽ của người sử dụng, điều này tương tự để có một tủ đựng những hồ sơ cá thể. Với tlỗi mục cá nhân, chúng ta tạo nên tập tin riêng biệt cho khách hàng. Sau khi chúng ta đang tạo ra tlỗi mục cá nhân với phương pháp di chuyển các tập tin vào tlỗi mục cá thể này.

b. Cách chế tạo ra các thư mục cá nhân

*
Để áp dụng một tlỗi mục tập tin cá thể, trước tiên bạn phải tạo nên nó. Để tạo ra thư mục cá nhân các bạn tuân theo quá trình sau: 1
Chọn file kế tiếp nhấp vào New chọn Outlook Data File 2 Quý khách hàng lựa chọn tiếp Office Outlook Personal Folders (.pst). 3 Chọn OK, tlỗi mục cá nhân của khách hàng đã làm được tạo thành nhỏng hình bên trên.

Xem thêm: Cách Hiện Thanh Công Cụ Trong Word 2013,, Cách Ẩn Hiện Thanh Công Cụ Ribbon Trong Word

c. Cách chọn những subfolder trong thỏng mục cá thể

*
Sau khi chúng ta chế tác dứt tlỗi mục cá thể, bạn cũng có thể sinh sản thêm các thư mục bé subthư mục vào tlỗi mục cá thể. quý khách hàng làm vấn đề này tự Cửa sổ Danh mục chính: Nhấn con chuột phải vào thỏng mục Personal Folders chọn New Folder. Đặt thương hiệu mang lại tlỗi mục vừa tạo ra, nhấn OK. Sau đó bạn sẽ thấy một thư mục con trong thỏng mục cá thể của người tiêu dùng.

d. Di gửi Thư điện tử vào thư mục cá thể

*
Sau khi chúng ta đang tạo nên kết thúc các thư mục nhỏ trong thỏng mục các nhân. Để để di chuyển một hoặc nhiều Thư điện tử đến thỏng mục con, các bạn làm theo công việc sau: 1
Nhấn chuột phài vào E-Mail lựa chọn Move sầu khổng lồ Folder 2 quý khách hàng chọn thỏng mục nhỏ trong thỏng mục cá thể và nhấn OK. Những giải pháp không giống nhằm dịch rời các E-Mail vào thư mục cá thể là sử dụng phương pháp kéo thả. Quý Khách dấn con chuột trái vào Thư điện tử, ổn định chuột cùng di chuyển loài chuột cho tới thư mục bé vào thư mục cá nhân, tiếp đến chúng ta thả con chuột ra, Thư điện tử đó sẽ xuất hiện trong thư mục cá thể.

e. Lưu trữ emai ra ổ đĩa

*
Đôi khi các bạn lưu trữ các E-Mail vào tlỗi mục cá nhân. Nhưng các tlỗi mục này vẫn bên trong Outlook. Tuy nhiên có cách để back up dữ liệu khác là tàng trữ những E-Mail vào ổ đĩa. Trong hình hiển thị điều khoản Import và Export
trong trình đối chọi File, đây là công cụ xuất Thư điện tử ra phía bên ngoài ra và nhập E-Mail vào vào Outlook. Lưu ý: Nếu mục tiêu của người sử dụng là nhằm sao lưu giữ toàn cục vỏ hộp tlỗi của chúng ta, thì các bạn new cần sử dụng luật pháp này.

4. Lưu trữ những thỏng từ bỏ cũ a. Làm thân quen cùng với AutoArchive sầu

*
1 Nếu lựa chọn Run AutoArchive sầu every (số ngày) thì AutoChive sầu đang khám nghiệm vỏ hộp tlỗi tùy thuộc vào số ngày chúng ta chọn. (Và nếu như khách hàng ko say mê AutoArchive sầu, chúng ta cũng có thể ko lựa chọn nó). 2 Số lượng ngày cho biết với tần số nhưng AutoArchive sẽ chạy. Để vào vỏ hộp thoại AutoArchive bằng phương pháp click chuột vào tab Tools chọn Options, nhấn vào vào Other với sau đó click chuột vào nút AutoArchive.

b. Xác định Thư điện tử cũ trong AutoArchi

*
Với AutoArchive, những lần Email bị di chuyển sẽ nhận ra một thông tin khám nghiệm. Tuy nhiên, nhiều khi các bạn không nhận được thông tin bình chọn, bởi AutoArchive được setup mặc định. Sau khi dịch rời thì những Thư điện tử đó được cho rằng cũ với chúng ta có thể biến hóa điều này. Đối cùng với một trong những tín đồ Thư điện tử có vẻ cũ sau khoản thời gian nhì tuần, tuy vậy so với tín đồ không giống thì có thể là 2 tháng. Quý Khách là 1 trong những được quyết định cùng chúng ta cũng có thể có tác dụng được điều này bên trên một đại lý cho từng thỏng mục nếu như bạn muốn.

c. Lưu trữ tin nhắn theo thời gian dấn

*
Lưu trữ tự động E-Mail theo thời hạn là dịch rời E-Mail cho một thư mục kho tàng trữ Khi nó giành được tiêu chuẩn thời gian được khẳng định vì những setup nhưng mà chúng ta chỉ định và hướng dẫn trong vỏ hộp thoại AutoArchive. Thời hạn xác minh Email cũ là thời hạn bạn không đụng vào Thư điện tử kia. Hành hễ Forwarding , Replying, Replying lớn all, Editing and saving, Moving với Copying làm cho thay đổi thời hạn của Thư điện tử với cho nên vì vậy sẽ ảnh hưởng đến lúc gồm Email được lưu trữ tự động.

d. Linch hoạt vào giữ trữ

 

*
Chức năng tàng trữ vào Outlook 2007 gồm tính linch hoạt không hề nhỏ. Quý Khách có thể làm điều đó bất kể dịp nào với chúng ta không nhất thiết phải lưu trữ toàn bộ các trang bị so với chức năng tự động tàng trữ.

e. Các trường phù hợp ngoại lệ

 

*
Quý Khách không phải làm cho bất cứ điều gì trong vấn đề tự động tàng trữ, dẫu vậy nếu như bạn muốn tùy chỉnh công dụng này, thì Outlook 2007 có thể chấp nhận được bạn tiến hành một cách thuận lợi. Quý Khách hoàn toàn có thể tùy chỉnh thiết lập quy tắc tàng trữ trên một tlỗi mục tự động. Quý Khách cũng rất có thể đào thải toàn cục thỏng mục là sự việc chắt lọc của người sử dụng. Bắt đầu bằng cách click chuột nên vào tlỗi mục, click chuột vào Properties
, với chọn AutoArchive. Sau khi chúng ta lựa chọn những thiết đặt AutoArchive sầu kết thúc thì nhấn vào Apply thì coi nlỗi quá trình thiết lập được xong.

f. Thực hiện tại tàng trữ khi bạn muốn

 

*
Giả sử chúng ta lập biểu thời gian đến Thư điện tử tự động lưu trữ là 2 tuần. Nhưng bạn có nhu cầu Lưu trữ Thư điện tử ngay lập tức hiện nay thì chỉ cách cồn tác giải pháp click chuột vào Archive
trên trình đơn File, thì tức thì mau lẹ E-Mail sẽ tiến hành lưu trữ.

g. Lưu trữ Calendar

 

*
AutoArchive có rất nhiều tính năng quanh đó bài toán tàng trữ những Email. AotuArchive còn tàng trữ được các trọng trách đặt vào Calendar
hoặc các tlỗi mục trong nó. Và cũng giống như giải pháp điều cỉnh thiết đặt mang đến Email, bằng cách bấm vào yêu cầu vào tlỗi mục vào danh mục thiết yếu của hành lang cửa số và nhấn vào Properties, bạn cũng có thể thiết lập các thiết lập cho những Calendar hoặc các thỏng mục.

5. Truy search, tàng trữ, chia sẻ thỏng tự a. Sử dụng lại các E-Mail đã tàng trữ

*
Cho cho dù bạn đang thực hiện các cách thức tàng trữ trong Personal Folders tốt trong số thỏng mục không giống thì những Thư điện tử cũng được tàng trữ bên dưới dạng tập tin PST bên trên máy vi tính. Quý khách hàng hoàn toàn có thể đem lại được các E-Mail nhưng mà bạn đang tàng trữ. VD: bạn muốn đem lại một Email cũ cất ban bố về một quý khách của bạn. Để lấy lại Email này, bạn cần phải mnghỉ ngơi tập tin PST cùng lấy lại.

b. Tìm Email trường đoản cú thỏng mục cá nhân xuất xắc tlỗi mục archive

*
Để kiếm tìm Thư điện tử cơ mà các bạn đã có được giữ giàng trong một file PST, các bạn sẽ msống thư mục Personal Folders (tlỗi mục cá nhân) hoặc thư mục Archive
(thư mục giữ trữ) bằng cách sau: 1 Mngơi nghỉ danh mục File chọn Open. 2 Chọn tiếp Outlook Data File, chọn Personal Folder.pst hoặc Archive.pst 3 Nhấn vào OK Lúc mở các tlỗi mục được lưu lại dưới dạng file PST bân yêu cầu chú ý. Một khác hoàn toàn béo giữa file PST cùng với các loại tệp tin khác là bạn thiết yếu mtại một tập tin PST bằng cách dùng chuột double-clichồng vào tệp tin này. Nếu bạn test, bạn sẽ thấy một thông báo tương tự như cùng với hình bên trên.

c. Đóng Archive sầu Folder Khi sẽ hoàn chỉnh

*
Nếu có rất nhiều tệp tin PST msinh hoạt trên một thời điểm đã làm chậm năng suất của Outlook. Nếu chúng ta không hề rất cần được làm việc cùng với các file của một PST, bạn có thể xóa nó khỏi danh mục bao gồm của cửa sổ. quý khách làm vấn đề này bằng cách bấm chuột nên vào nó với nhấn vào Cthua Archive Folders
hoặc Cđại bại Personal Folder.

d. Copy file nhằm sao lưu lại dữ liệu

 

*
Nếu máy vi tính của khách hàng lỗi, hoặc nếu bạn ít tất cả cơ hội để kết nối mạng internet, vì vậy đề xuất giữ tập tin vào trong 1 chỗ khác ví như bên trên một đĩa CD hoặc USB. quý khách hoàn toàn có thể làm cho được vấn đề đó bằng cách xào nấu một tệp tin PST. Bạn hoàn toàn có thể dịch rời, tiếp đến xào nấu tệp tin để một laptop khác hoặc vào trong 1 đĩa CD. Đây là một cách để tạo thành một bản sao của một PST: quý khách ban đầu vào Windows Explorer nhằm sinh sản một bản sao của tập tin. Quý khách hàng cần được đóng góp Outlook trước khi copy. 1
Cliông xã loài chuột đề nghị vào tập tin trong Windows Explorer với dìm con chuột vào Copy. 2 Di gửi nhỏ trỏ đến những vị trí cơ mà bạn muốn dán các phiên bản sao của tập tin, bấm chuột buộc phải với bấm vào Paste. 3 Kết quả: Các tập tin coppy xuất hiện thêm cùng với phần đuôi là –Copy.pst để hiểu được đó là một trong phiên bản sao. Có một công cụ hotline là Outlook Personal Folders Backup Tool cơ mà bạn có thể thiết lập về nhằm sao lưu lại tệp tin PST. Nếu chúng ta đang sao chép của PST vào trong 1 đĩa CD hoặc vật dụng tàng trữ tương tự, bạn sẽ rất cần được coppy nó vào một máy tính xách tay không giống trước lúc sử dụng, vày Outlook bắt buộc hiểu biết tin đĩa CD.

e. Tìm tệp tin PST bên trên máy vi tính

*
Sau lúc sao lưu lại một file PST với dịch rời cho một máy tính không giống. Làm nắm làm sao nhằm search thấy tệp tin PST nhằm sao chép vào Outlook. Trước không còn cần phải đóng Outlook trước lúc sao giữ. Để tìm tìm những tệp tin PST: 1
Bước trước tiên là bấm vào tab File với lựa chọn Data File Management. 2 Chọn tab Data File lựa chọn tiếp xuất hiện Folder 3 Chọn file PST mà bạn muốn sao chép 4 Click OK

f. Các lỗi Khi thao tác làm việc cùng với file PST

 

*
Lưu trữ tài liệu trong một tệp tin PST có thể có nhiều ưu thế. Tuy nhiên, nếu như bạn không cẩn thận khi gửi file, thay tên, hoặc sao chép một file PST thì rất có thể gặp mặt thông điệp lỗi nhỏng hình bên trên. Để tránh lỗi bên trên vào Outlook sau đây, thì trước khi bạn di chuyển, đổi tên, hoặc coppy một tập tin tệp tin PST, trước tiên đóng nó từ bỏ hạng mục bao gồm cùng tiếp đến đóng Outlook.